Opstelling brief naamsverandering: structuur, inhoud en voorbeeld

Een brief om een naamswijziging mee te delen kan worden gebruikt om persoonlijke en zakelijk contacten op de hoogte te stellen van een officiële naamswijziging van de afzender. Dit kan zowel een wijziging van de voornaam als van de achternaam betreffen.

Een brief om een naamswijziging mee te delen moet de volgende informatie bevatten: de naam vóór de wijziging en na de wijziging; eventuele bijkomende wijzigingen in de contactgegevens. Na het opstellen van de brief moet de naamswijziging worden doorgegeven aan de relevante contacten, zodat alle administratie en documenten correct blijven.

Waarom een brief naamsverandering belangrijk is

Het is belangrijk om een naamswijziging door te geven aan persoonlijke en zakelijke contacten, zodat alle administratie en documenten correct blijven. Dit voorkomt verwarring door het gebruik van een oude naam op belangrijke documenten zoals contracten en bankafschriften.

Het helpt ook om misverstanden te vermijden en zorgt ervoor dat iedereen de nieuwe naam gebruikt. Na het opstellen van de brief om een naamswijziging mee te delen, moet de naamswijziging worden doorgegeven aan de relevante contacten.

Wanneer is een naam officieel gewijzigd?

Wijziging van de voornaam

Een verzoek tot wijziging van de voornaam geschiedt via een verzoekschrift bij de rechtbank. Hierbij is de hulp van een advocaat verplicht.

De ingeschakelde advocaat zal namens de persoon die een officiële naamswijziging wil, een brief opstellen en indienen, waarin de vraag tot wijziging van voornaam aan de rechtbank wordt voorgelegd. Meer informatie over de voorwaarden en de procedure van het wijzigen van de voornaam is te vinden op de website van De Rijksoverheid.

Wijziging van de achternaam

Een verzoek tot wijziging van de achternaam kan ingediend worden bij Justis. De wijziging van de achternaam is slechts mogelijk in een beperkt aantal gevallen.

Meer informatie over de voorwaarden van het wijzigen van de achternaam is te vinden in de Brochure Naamswijziging van Justis.

Wat moet na de naamswijziging worden geregeld?

Dit kunnen bijvoorbeeld de werkgever, de bank of vrienden en familie zijn. Als de brief wordt verstuurd naar zakelijke contacten, moet de brief ondertekend worden.

Als het wenselijk is om een bevestiging te krijgen van de ontvangst van de brief, kan de brief per aangetekende post of via de e-mail met een ontvangstbevestiging verstuurd worden. Indien van toepassing kan een kopie van de officiële vermelding van de naamswijziging als bijlage toegevoegd worden aan de brief.

Vaste opstelling van een zakelijke brief

Een zakelijke brief heeft een standaard opmaak: NAW gegevens verzender en ontvanger; plaats en datum; betreft regel; aanhef; inleidende alinea; vervolg alinea('s); slot alinea; groet; naam en handtekening; eventuele bijlagen.

De gebruikelijkste briefopmaak is tegenwoordig de ‘nieuwe Amerikaanse indeling’, waarbij elk onderdeel aan de linkerkant begint en alinea’s worden gescheiden door een witregel.

Briefhoofd

Het briefhoofd is het gedeelte in een brief dat boven de inhoudelijke tekst staat. Als je een net briefhoofd maakt, hebben de lezer en jijzelf een goed overzicht van alle administratieve gegevens die voor je brief van belang zijn.

In het briefhoofd staan de adresgegevens van jezelf, de adresgegevens van de lezer, de datum waarop je je brief verstuurt, het onderwerp van de brief en soms ook nog een kenmerk voor je eigen administratie.

Afzendergegevens

In een formele brief vermeld je uiteraard je adresgegevens, zodat de lezer weet wie de brief heeft gestuurd. Heb je geen briefpapier? Dan moet je je adresgegevens zelf even in het briefhoofd zetten.

Vermeld niet alleen je naam en adres, maar ook je telefoonnummer en e-mailadres. In dat geval is het wel fijn als je in de slotalinea ook nog even jouw directe contactgegevens vermeldt.

Gegevens van de ontvanger

Als je je brief per post verstuurt, heb je het adres van de lezer al op de envelop gezet. Toch zet je dit ook altijd nog in de brief zelf.

Als je je eigen adresgegevens linksboven hebt gezet, zet je de adresgegevens van de lezer daaronder. De adresgegevens van de ontvanger kunnen bestaan uit de naam, de straat en het huisnummer, de postcode en de woonplaats.

Een zakelijke brief adresseren aan een persoon bij een organisatie lijkt erg op de adressering van een brief naar een persoon privé. Zet alleen nog de volgende gegevens boven de naam van de lezer: naam van de organisatie; de afdeling waar de persoon werkt, als het een grote organisatie is.

Plaats en datum

Na de adresgegevens volgen de plaats en datum. Zet altijd de datum waarop je de brief opstuurt in het briefhoofd.

Daaronder staat de datum, eventueel voorafgegaan door de plaatsnaam, bijvoorbeeld: Den Haag, 14 juli 2023. De naam van de maand wordt met kleine letters geschreven, het jaartal bestaat uit vier cijfers.

Na de NAW gegevens volgt de Plaats en datum regel, deze ziet er als volgt uit: Plaats, 00-00-0000. Je kunt er ook voor kiezen om de maand voluit te schrijven.

Onderwerpregel

Voor de lezer is het prettig als hij voordat hij de brief leest, een goed idee krijgt waar deze over gaat. Daarom vermeld je in een formele brief altijd wat het onderwerp is.

Daarna kan ook nog een regel als Onderwerp: of Betreft: worden gebruikt. Schrijf de woorden onderwerp en betreft hier met een hoofdletter; ze worden gevolgd door een dubbele punt.

Een passende onderwerpregel is bijvoorbeeld: Onderwerp: naamswijziging of Betreft: officiële naamswijziging.

Kenmerk

Sommige organisaties hebben ook een veld voor ‘het kenmerk’ in het briefhoofd. Hierin komt meestal een automatisch gegenereerde code te staan, waarmee de brief later in de grote administratie van de hele organisatie gemakkelijk terug is te vinden.

Als de lezer dan een vraag heeft over de brief, kun je deze op basis van het kenmerk snel uit het digitaal archief vissen.

De aanhef kiezen

Om de juiste aanhef te kiezen, moet je je afvragen wat je relatie met de lezer is. Ken je de lezer niet zo goed? Dan is ‘geachte’ in combinatie met de achternaam een veilige en beleefde aanhef.

In Nederland gebruiken we als aanhef de volgende 2 vormen: “Geachte” en “Beste”. Wanneer u de naam wel weet, is het gebruikelijk om deze te gebruiken in de aanhef.

Formele aanhef

Geachte gebruikt u als u in de “u” vorm met de ontvanger communiceert. Bij “Geachte” hoort dus standaard de aanspreekvorm u.

Het is een formele schrijfvorm welke vaak voor zakelijke correspondentie wordt gebruikt. Wanneer u geen naam van de ontvanger heeft, kunt u ervoor kiezen om een algemenere aanhef te gebruiken.

Voorbeelden van een formele aanhef zijn:

• Geachte heer Jansen,
• Geachte mevrouw Jansen,
• Geachte heer/ mevrouw Jansen,
• Geachte heer/ mevrouw,
• Geachte Directie,
• Geachte collega’s,

Minder formele aanhef

Voor een informelere aanhef wordt gebruik gemaakt van “Beste”. Voorbeelden informelere aanhef zijn: Beste Kees, Beste Trudy, Beste collega’s.

‘Beste’ is veel minder afstandelijk en kan in de meeste gevallen prima. Misschien wel in combinatie met de voornaam van de lezer.

Wanneer u de naam van de ontvanger niet kent, kunt u een rolbenaming vermelden in de aanhef. Gebruik daarbij bij voorkeur een genderoverkoepelende rolbenaming, bijvoorbeeld Geachte klant, Beste collega.

Aanhef bij twijfel over de aanspreekvorm

Het kan ook zijn dat u twijfelt tussen de formele aanhef en de informelere aanhef. In dat geval kunt u gebruik maken van een combinatie en aan de ontvanger overlaten in welke aanspreekvorm hij/ zij verder zal communiceren.

U gebruikt dan in eerste instantie in de brief wel de aanspreekvorm u. Voorbeelden zijn: Geachte heer Jansen, Beste Kees, en Geachte mevrouw Jansen, Beste Trudy.

Inhoud van een brief naamsverandering

Het allerbelangrijkste in je brief is uiteraard de inhoud. Om die overzichtelijk te presenteren verdeel je datgene wat je wilt zeggen in een inleiding, kern en slot.

In de inleiding vermeld je de aanleiding van je brief, het onderwerp van je brief en het doel van je brief. In de kern staat de kernboodschap in de eerste regel, daarna de toelichting en vervolgens de wetten, regels en afspraken als dit echt in je brief moet.

In het slot staat een korte samenvatting van je brief, je verwachtingen van de lezer en een ‘meer-informatie’-zin.

Gegevens die in ieder geval moeten worden vermeld

Eventuele aanvullende informatie

De reden achter deze naamswijziging is [geef hier een beknopte uitleg van de reden]. Deze wijziging is wettelijk goedgekeurd en ik heb alle benodigde documentatie geregeld om deze verandering door te voeren.

Om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen, verzoek ik u om de volgende gegevens aan te passen: mijn volledige naam in uw administratieve systemen; mijn contactgegevens, zoals adres, telefoonnummer en e-mailadres, indien van toepassing; mijn gebruikersnaam en/of accountnaam op uw website of platform, indien van toepassing.

Indien er verdere stappen of documenten vereist zijn van mijn kant om deze wijziging door te voeren, hoor ik dat graag zo spoedig mogelijk. Ik wil ervoor zorgen dat mijn nieuwe naam zo snel mogelijk wordt geïmplementeerd in uw systemen en communicatie.

De brieftekst overzichtelijk indelen

De brief zelf begint met een aanhef, een begroeting van de lezer. Hoewel de aanhef van een brief eindigt met een komma, begint de eerste zin toch met een hoofdletter.

Zorg voor een duidelijke indeling van de brief. Maak alinea’s die elkaar op logische wijze opvolgen, en die van elkaar worden gescheiden door een witregel.

In de eerste alinea staat de inleiding, een korte beschrijving van waarover de brief gaat. De inleiding wordt gevold door de inhoud van de brief en aan het eind staat de slotalinea.

Afsluiting en ondertekening

Na de slotalinea is het wel zo beleefd om netjes afscheid van de lezer te nemen. Dat doe je met een afscheidsgroet.

‘Met vriendelijke groet’ is een uitstekende keuze voor de afsluiting van je brief. ‘Met hartelijke groet’ kan ook. Hoogachtend is erg formeel.

Een formele brief is pas echt af als je deze hebt ondertekend. Schrijf vervolgens je naam en eventueel je functie.

Als de brief wordt verstuurd naar zakelijke contacten, moet de brief ondertekend worden. Wanneer de brief namens een organisatie wordt opgesteld, ondertekent een vertegenwoordiger van het bedrijf.

Digitale handtekening

Er zijn wel verschillende soorten digitale handtekeningen. Van een simpele scan tot gekwalificeerde digitale handtekeningen met officieel certificaat.

Welke je nodig hebt, is afhankelijk van het doel van je brief. Gaat het om een belangrijk juridisch document? Dan is vaak een digitale handtekening met certificaat nodig.

Ondertekening namens iemand anders

Als je iemand helpt en voor die persoon een brief schrijft, zet je in principe de naam van die persoon onder de brief. En je laat hem ook zijn handtekening zetten.

Maar soms kan dat niet. Dan schrijf je de brief dus echt namens iemand. En onderteken je de brief ook namens die persoon.

Kies liever niet voor deze afkortingen, maar gewoon voor ‘namens’. Een ondertekening kan bijvoorbeeld eindigen met:

Met vriendelijke groet,
namens Vincent Vogelland (directeur),
Johanna de Schrijver
hoofd Schrijftrainingen

Bijlagen bij de brief

Indien van toepassing kan een kopie van de officiële vermelding van de naamswijziging worden bijgevoegd aan de brief.

Als er bijlagen bij de brief zijn, wordt dat ofwel na de ondertekening, ofwel bij de onderwerpsaanduiding vermeld. Schrijf het woord Bijlage(n) gevolgd door een dubbele punt, een korte omschrijving of de titels van de bijlage(n).

Ons advies is dan onder je brief, na de ondertekening, toch alle bijlagen bij naam te noemen. De lezer wil namelijk niet alleen gemakkelijk kunnen zien of hij het gewenste aantal bijlagen heeft ontvangen, maar ook of dit de juiste zijn.

Een bijlage kan bijvoorbeeld als volgt worden vermeld:

Bijlage: kopie van de officiële vermelding van de naamswijziging

Verzending en ontvangstbevestiging

Na het opstellen van de brief om een naamswijziging mee te delen, moet de naamswijziging worden doorgegeven aan de relevante contacten.

Als het wenselijk is om een bevestiging te krijgen van de ontvangst van de brief, kan de brief per aangetekende post of via de e-mail met een ontvangstbevestiging verstuurd worden.

In beide gevallen wil je uiteraard wel dat deze brief voldoet aan de formele kenmerken die daarvoor gelden.

Voorbeeldbrief persoonlijke naamswijziging

Naam en adres afzender
Naam
Straatnaam 1
1234 AB Stad

Datum: 1 januari 2023

Naam en adres ontvanger
Naam bedrijf/organisatie
Straatnaam 2
5678 CD Plaats

Onderwerp: naamswijziging

Geachte heer/mevrouw,

Ik schrijf u deze brief om u op de hoogte te stellen van mijn naamswijziging. Met ingang van [datum] zal mijn naam officieel veranderen van [oude naam] naar [nieuwe naam].

Ik verzoek u vriendelijk om deze wijziging door te voeren in uw administratie en mij voortaan aan te spreken en te benaderen met mijn nieuwe naam. De reden achter deze naamswijziging is [geef hier een beknopte uitleg van de reden].

Om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen, verzoek ik u om de volgende gegevens aan te passen: mijn volledige naam in uw administratieve systemen; mijn contactgegevens, zoals adres, telefoonnummer en e-mailadres, indien van toepassing; mijn gebruikersnaam en/of accountnaam op uw website of platform, indien van toepassing.

Indien er verdere stappen of documenten vereist zijn van mijn kant om deze wijziging door te voeren, hoor ik dat graag zo spoedig mogelijk.

Indien u nog vragen heeft of meer informatie wenst, kunt u contact met mij opnemen via onderstaande gegevens:

• Naam: [nieuwe naam]
• Adres: Straatnaam 1, 1234 AB Stad
• Telefoon: 012-3456789
• E-mail: [email protected]

Ik hoop op een vlotte afhandeling van deze naamswijziging en bedank u bij voorbaat voor uw medewerking. Mocht u nog verdere informatie nodig hebben, sta ik u graag te woord.

Met vriendelijke groet,

[Nieuwe naam]
Handtekening afzender

Bijlage: kopie van de officiële vermelding van de naamswijziging

Naamswijziging van een bedrijf

Een brief wijziging bedrijfsnaam kan gebruikt worden door een bedrijf dat van bedrijfsnaam is veranderd, en dit wil mededelen aan zijn contacten. Indien de naamswijziging de voor- of achternaam van een persoon betreft, kan de brief naamswijziging gebruikt worden.

Een bedrijfsnaam wordt ook wel een handelsnaam genoemd, en is de naam die een bedrijf gebruikt bij het ondernemen. Dit is de naam die bij de contacten van het bedrijf bekend is.

Een stichting, vereniging, besloten vennootschap (bv), en naamloze vennootschap (nv) hebben tevens een statutaire naam. Dit is de naam van het bedrijf die bij de oprichting is opgenomen in de statuten.

Vaak is dit dezelfde naam als de handelsnaam, maar niet altijd. Als de statutaire naam gewijzigd wordt, dient dit middels de notaris geregeld te worden, omdat de statuten hiervoor aangepast moeten worden.

Bedrijfsnaam wijzigen

Een wijziging van een bedrijfsnaam, of het toevoegen van een nieuwe bedrijfsnaam, kan middels de website van de Kamer van Koophandel. De wijziging bij de KvK wordt in de meeste gevallen automatisch doorgegeven aan de Belastingdienst.

De bedrijfsnaam mag niet gelijk zijn of sterk lijken op een bestaande bedrijfsnaam. Bij de kamer van koophandel op de website kan je checken of je gewenste bedrijfsnaam al bestaat of dat er een naam is die er veel op lijkt.

De naam mag niet reeds gebruikt worden door een ander bedrijf, zeer veel lijken op de naam van een ander bedrijf, of een merknaam van een ander bedrijf bevatten.

De naam mag het publiek niet misleiden, bijvoorbeeld er mag geen 'accountant' in de naam staan als de ondernemer geen accountant is. De naam mag geen indruk wekken van een ander type bedrijf, bijvoorbeeld een eenmanszaak mag geen '& anderen' in de naam hebben.

De naam mag geen persoonsnaam van een ander persoon bevatten. Je mag geen merknamen van anderen gebruiken.

Contacten van een bedrijf informeren

Na het opstellen van de brief om een bedrijfsnaamswijziging mee te delen moet ondertekend worden door een vertegenwoordiger van het bedrijf.

Daarna moet de naamswijziging worden doorgegeven aan de relevante contacten. Dit kunnen bijvoorbeeld werknemers, zakelijke contacten, leveranciers, nutsbedrijven, zoals energie-, water- en gasleveranciers, en lidmaatschappen en abonnementen zijn.

Indien van toepassing kan een kopie van de officiële vermelding van de bedrijfsnaamswijziging als bijlage toegevoegd worden aan de brief.

Informatie voor een bedrijfsnaamswijziging

Een brief om een bedrijfsnaamswijziging mee te delen moet de volgende informatie bevatten: de bedrijfsnaam vóór de wijziging en na de wijziging; eventuele bijkomende wijzigingen in de contactgegevens.

De oude bedrijfsnaam, de nieuwe bedrijfsnaam, de reden voor naamswijziging, de effectieve datum en contactgegevens voor vragen behoren tot de belangrijkste gegevens.

Voorbeeldbrief bedrijfsnaamswijziging

Aan: _______________________________
Adres: _______________________________
Plaats: _______________________________
Datum: _______________________________

Onderwerp: Naamswijziging van [Oude Bedrijfsnaam] naar [Nieuwe Bedrijfsnaam]

Geachte heer/mevrouw,

Met deze brief informeren wij u over de naamswijziging van ons bedrijf. Per [datum van naamswijziging] verandert onze bedrijfsnaam van [Oude Bedrijfsnaam] naar [Nieuwe Bedrijfsnaam].

1. Reden van de naamswijziging

De beslissing om onze naam te wijzigen is genomen als resultaat van [bijvoorbeeld: een rebranding, uitbreiding van onze diensten, of een fusie]. Deze naamsverandering weerspiegelt onze nieuwe bedrijfsidentiteit en strategie.

2. Invloed op onze diensten en contracten

Wij willen u verzekeren dat deze wijziging geen invloed zal hebben op de kwaliteit van onze diensten. Alle bestaande contracten en overeenkomsten blijven geldig en worden automatisch overgenomen onder de nieuwe naam.

3. Contactgegevens

Onze contactgegevens blijven ongewijzigd, en u kunt ons bereiken op de volgende wijze:

• Telefoon: _______________________________
• E-mail: _______________________________
• Website: _______________________________

We willen u bedanken voor uw vertrouwen in ons bedrijf en kijken ernaar uit om onze samenwerking voort te zetten onder onze nieuwe naam.

Met vriendelijke groet,

_______________________________
[Naam] - [Functie]
[Nieuwe Bedrijfsnaam]

4. Bijlagen

Bij deze brief voegen wij de volgende documenten toe:

• Bewijs van naamswijziging.
• Wijziging van onze inschrijving bij de Kamer van Koophandel.

Overige bedrijfsgegevens vermelden

Onze overige bedrijfsgegevens blijven hetzelfde, hieronder hebben we ze voor de zekerheid voor u opgesomd:

• Nieuwe bedrijfsnaam
• Straat en huisnummer
• Postcode en plaats
• Postbus nummer
• Postcode en plaats van de postbus
• Telefoonnummer
• Email adres
• BTW nummer
• KVK nummer
• Bankrekening nummer

Wij verzoeken u onze naamswijziging door te voeren binnen uw organisatie. Bij voorbaat dank voor uw medewerking.

Toepasselijke wet- en regelgeving

Op een brief om een naamswijziging mee te delen is Burgerlijk Wetboek Boek 1, Artikel 4, Burgerlijk Wetboek Boek 1, Artikel 7, Regelen betreffende verzoeken tot naamswijziging en tot naamsvaststelling en Besluit geslachtsnaamwijziging van toepassing.

Op een brief wijziging bedrijfsnaam is de Handelsregisterwet 2007 van toepassing.

Als je juridisch advies nodig hebt voor bijvoorbeeld het maken van bezwaar tegen een besluit, schakel dan een advocatenkantoor in om je verder te helpen.

tags: #opstelling #brief #naamverandering